Az Online Számla bevezetése után is lehet majd előredolgozni a számlázás területén, de oda kell figyelni, hogy belső szabályzatokkal is tudjuk igazolni, hogy tisztességes gazdálkodók vagyunk.

Kérdés

Amikor hosszú jóváhagyási folyamaton megy keresztül a számla, vagy tömegesen, nyomdában készülnek a számlák (azaz nyomdai átfutási határidőkkel is számolni kell), esetleg egyszerűen csak előre akarnak dolgozni a számlázásért felelős kollégák, előfordulhat, hogy április 1-jén, pénteken állítanak elő tömegesen számlát április 4-i, hétfői számlakiállítási dátummal.

Előfordulhat az is, hogy április 1-jén délután beesik egy sürgős számlázandó tétel azonnali, április 1-i kiállítási dátummal. Itt nyilván azonnal be kell küldeni a számlaadatokat.

Ezekben az esetekben mi az Online Számla feltöltési kötelezettség időpontja?

Válasz

A rendelet szerint a beküldési kötelezettség akkor keletkezik, amikor a számla már nem módosítható (vagy majd csak módosító számlával), azaz amikor a vállalkozás üzleti folyamatában a számla jóváhagyása megtörténik. Ezt a pontot a vállalkozásnak szabályzatban rögzítenie kell, mert egy esetleges ellenőrzéskor ez lesz a vizsgálat alapja.

Tehát a korábbi gyakorlat továbbra is működhet, két lehetőség közül kell választania az adózónak:

 A) Ha a cég április 1-jén már jóváhagyottnak tekinti a számlákat, akkor a beküldés időpontja április 1. lesz. Ez az időpont teljesen független a számlákon szereplő kiállítási dátumtól.
A délután beeső számlával sem lesz gond. A sorszámozás folyamatos lesz, a dátum is ugyanarra a napra fog szólni.

vagy

B) Ha cég ügyvitelében – belső szabályzatokkal bizonyíthatóan – csak április 4-től tekinti jóváhagyottnak a számlát, akkor a beküldés április 4-én történik meg. Addig az időpontig a számla cégen belüli revíziója megtörténhet, sztornózható adatai megváltoztathatók, és újranyomtatásra küldhető.

A délután beeső számlát szintén azonnal be kell küldeni. Ugyanakkor a számlasorszámozás folytonossága miatt fennáll majd az a helyzet, hogy a NAV április 1-jén látni fogja ezt a 2222-es sorszámú számlánkat, de az ezt megelőző 1001 és 2221 közötti sorszámú számlánkat majd csak április 4-én. Alternatív megoldásként másik elektronikus számlatömbből készíthető el ez a számla.

Életszerű, az ügyviteli szabályzatokban leírt vállalati gyakorlatokat (nyilván, remélhetőleg) várhatóan a NAV nem fog büntetni, de számolni kell azzal, hogy esetleg kockázatelemzéskor előtérbe kerülhet ezeknek a számláknak a vizsgálata.

Bármelyik lehetőséget választjuk, a számlázószoftvernek is a választott logika szerint kell működnie, és a vállalati szabályzatokban is szükséges rögzíteni a kialakult gyakorlatot.

Feladatok: mi a teendőm, ha előre előkészítem a számlákat?

1. Választani kell a fenti A vagy B lehetőség közül.
2. Ellenőrizni kell, hogy a cég belső szabályzataiban rögzítették-e írásban a kiválasztott gyakorlatot. Ha ez nem történt meg, mindenképpen szükséges pótolni!
3. Egyeztetni kell a szoftverfejlesztővel arról, hogy mi a vállalati gyakorlat.

Mit kell tudnia ehhez a szoftverfejlesztőnek?

1. Be kell mutatni az elvárt üzleti folyamatot.
2. Meg kell határozni, hogy a számlákat egyesével vagy egyben kell jóváhagyni.
3. A szoftvernek tudnia kell, hogy ki vagy kik a jóváhagyó személyek, akiknek megfelelő jogosultságot biztosít a rendszer.
4. A fejlesztőnek tudnia kell, hogy van-e felülellenőrzés a rendszerben.

A navxml.hu – Online Számla Tudásbázis április 11-i fórumán Czöndör Szabolcs (NAV) segítségével kerestünk válaszokat az Online Számla bevezetésével kapcsolatban felmerült kérdésekre. A cikk a fórumon elhangzottak alapján készült.  A cikkben szereplőket a tőlünk telhető legnagyobb alapossággal írtuk a 2018. április 12-én rendelkezésre álló információk szerint, de a benne foglaltakért felelősséget nem vállalunk.

Kérdése van? Írjon a szerkesztoseg@navxml.hu címre.